Các công cụ RPA phù hợp nhất cho các quy trình có các tương tác lặp lại, có thể dự đoán được với các ứng dụng CNTT. Các quy trình này thường không có quy mô lớn hoặc giá trị để có thể đảm bảo được việc tự động hóa thông qua chuyển đổi hệ thống lõi hoặc nếu quá trình chuyển đổi hệ thống lõi bị trì hoãn. Các công cụ RPA có thể cải thiện hiệu quả của các quy trình này và hiệu quả của các dịch vụ mà không cần thay đổi các hệ thống cơ bản.

Phần mềm RPA ‘robot’ thực hiện các quy trình kinh doanh thông thường bằng cách bắt chước cách mọi người tương tác với các ứng dụng thông qua giao diện người dùng và tuân theo các quy tắc đơn giản để đưa ra quyết định. Toàn bộ quy trình đầu cuối có thể được thực hiện bởi robot phần mềm với rất ít sự tương tác của con người, trừ một số trường hợp ngoại lệ.